Syntetyczny opis – co to znaczy i jak go przygotować?

Syntetyczny opis to esencja projektu przedstawiona krótko i konkretnie. We wniosku o dofinansowanie nie powinien być skróconą kopią całego dokumentu, lecz jego wizytówką – zrozumiałą dla osoby oceniającej i pokazującą wartość planowanego działania.

Co znaczy „syntetyczny”?

W języku ogólnym „syntetyczny” oznacza łączenie różnych elementów w spójną całość, z pominięciem szczegółów. Syntetyczny opis nie polega więc na mechanicznym skróceniu każdego akapitu. Jego zadaniem jest wybranie tego, co najważniejsze, i przedstawienie idei w sposób łatwy do szybkiego przyswojenia.

Różni się tym od zwykłego streszczenia. Streszczenie może odtwarzać najważniejsze fragmenty całego tekstu, natomiast opis syntetyczny koncentruje się na sensie i wartości projektu. Powinien odpowiedzieć na pytanie: co chcemy zrobić, dla kogo i dlaczego to działanie ma znaczenie?

W dokumentacji projektowej można potraktować go jako wizytówkę albo reklamę projektu. Nie zastępuje pełnego opisu merytorycznego, uzasadnienia potrzeby ani charakterystyki organizacji. Ma natomiast sprawić, że osoba oceniająca szybko zrozumie główny pomysł.

Jak przygotować syntetyczny opis zadania?

Dobry opis powinien być krótszy niż uzasadnienie potrzeby podjęcia działania i mieścić się w limicie wskazanym w formularzu. W praktyce często wystarcza tekst o objętości nie większej niż pół strony, ale zawsze pierwszeństwo mają wymagania konkretnego konkursu.

W opisie pokaż przede wszystkim, co projekt zmieni i jak zamierzasz tę zmianę osiągnąć. Najważniejsze elementy to:

• Cel projektu – jasno określ, jakie działanie planujesz i jaki problem chcesz rozwiązać.
• Rozwiązanie – wskaż główny sposób realizacji pomysłu, bez opisywania wszystkich etapów i parametrów.
• Odbiorcy – zaznacz, do kogo kierujesz działanie.
• Korzyść – pokaż, co zyskają uczestnicy, społeczność lub inna grupa objęta projektem.

Używaj konkretów i języka zrozumiałego dla osoby, która nie zna organizacji ani jej codziennej pracy. Opis powinien obiecywać realną wartość, ale nie może zawierać haseł bez pokrycia. Jeśli projekt obejmuje kilka działań, połącz je w jedną logiczną całość zamiast tworzyć osobne miniopisy każdego zadania.

Jakich błędów nie popełniać?

Syntetyczny opis przestaje spełniać swoją funkcję, gdy staje się kolejną, długą wersją całego wniosku. Najczęstsze problemy to:

• Kopiowanie treści – wklejanie akapitów z uzasadnienia, opisu działań, celów lub rezultatów powtarza informacje i utrudnia ocenę projektu.
• Historia organizacji – opis powstania i dotychczasowych osiągnięć należy umieścić w części dotyczącej doświadczenia i zasobów, a nie zastępować nim prezentację projektu.
• Nadmiar szczegółów technicznych – dokładny harmonogram, pełny budżet, skład zespołu i wszystkie parametry powinny pozostać w przeznaczonych do tego sekcjach.
• Lanie wody – ogólne deklaracje o ważności projektu nie pokazują, co konkretnie zostanie zrobione i komu to pomoże.

Najprostszy test polega na przeczytaniu tekstu osobie, która nie zna projektu. Jeśli po lekturze potrafi własnymi słowami powiedzieć, jaki jest cel, sposób działania i główna korzyść, opis prawdopodobnie jest wystarczająco klarowny.

Syntetyczny opis zadania to nie streszczenie całego wniosku, lecz krótka i konkretna prezentacja jego najważniejszej idei. Powinien zainteresować oceniającego, bez powtarzania informacji opisanych w innych częściach dokumentu.